La Ley 37/2007 deja en manos de聽 las聽 administraciones y organismos del sector p煤blico decidir s铆 autorizan o no la reutilizaci贸n de los documentos que conservan en su poder. No obstante, la Ley detalla una serie de supuestos en los que la reutilizaci贸n no se permite. Por tanto, la Ley excluye la posibilidad de reutilizar documentos sobre los que pesen prohibiciones o limitaciones legales en el derecho de acceso a los mismos (documentos confidenciales relacionados con la defensa nacional, la seguridad del Estado, documentos sobre los que existan derechos de propiedad intelectual o documentos pertenecientes a instituciones culturales y educativas).

NOTA: La reutilizaci贸n de documentos que contengan datos de car谩cter personal se regir谩 por lo dispuesto en la Ley Org谩nica 15/1999, de protecci贸n de datos de car谩cter personal.

驴C贸mo hacer reutilizable cierta informaci贸n protegida?

Cabe la posibilidad de hacer reutilizable cierta informaci贸n protegida por intereses de terceros. Para ello, es preciso realizar algunas acciones o tratamientos especiales. Por ejemplo, pueden eliminarse los datos personales contenidos en la misma, de acuerdo con la definici贸n de disociaci贸n establecida en el Art. 3.f de la Ley Org谩nica de Protecci贸n de Datos (LOPD) y 5.1.d del Real Decreto 1720/2007, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la LOPD, la normativa de protecci贸n de datos personales.

Destaca el tratamiento de la informaci贸n llevado a por determinados organismos p煤blicos. As铆, el Centro de Documentaci贸n Judicial (CENDOJ) elimina a trav茅s de procedimientos inform谩ticos cualquier referencia personal, sustituy茅ndola por nombres ficticios.

De igual manera, el Instituto Nacional de Estad铆stica, y de acuerdo a lo expuesto en el Art. 13 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Funci贸n Estad铆stica P煤blica, protege los datos personales que permitan la identificaci贸n directa o indirecta de los encuestados.

A este respecto, en el caso de p谩ginas web institucionales se podr谩n tener en cuenta las recomendaciones realizadas desde la Agencia de Protecci贸n de Datos de la Comunidad de Madrid o la Agencia Catalana de Protecci贸n de Datos en relaci贸n con el tratamiento de la informaci贸n de car谩cter personal en medios electr贸nicos.

En particular, la Recomendaci贸n 2/2008, de 25 de abril, de la Agencia de Protecci贸n de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre publicaci贸n de datos personales en boletines y diarios oficiales en Internet, en sitios webs institucionales y en otros medios electr贸nicos y telem谩ticos, incluye lo siguiente:

• Tipolog铆a de datos. Los documentos con datos personales especialmente protegidos, como los relativos a la salud, a la comisi贸n de infracciones penales o administrativas, entre otros, contendr谩n los datos m铆nimos e indispensables para cumplir con la finalidad perseguida. Se disociar谩 la informaci贸n de car谩cter personal, de modo que la informaci贸n que se obtenga no pueda asociarse a personas identificadas o identificables.

• Cancelaci贸n de datos personales. Se proceder谩 a la supresi贸n y borrado de los datos personales publicados cuando dejen de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido publicados.

• Ejercicio de derechos. El tratamiento de datos personales se realizar谩 de forma que permita el ejercicio por parte de los afectados de los derechos a los que se refieren los art铆culos 15 y siguientes de la Ley Org谩nica 15/1999, de Protecci贸n de Datos de Car谩cter Personal.

驴C贸mo promocionar la informaci贸n reutilizable?

Para dar a conocer a ciudadanos y empresas la informaci贸n del sector p煤blico que se encuentra a su alcance y es susceptible de reutilizaci贸n ha de promoverse la adecuada puesta a disposici贸n de 茅sta. Para ello, se tienen que poner en marcha diferentes acciones adaptadas al distinto grado de desarrollo inform谩tico de cada administraci贸n.

Es conveniente, primero, analizar c贸mo se encuentra la informaci贸n y estudiar qu茅 modificaciones requiere para hacer posible su reutilizaci贸n. Entre 茅stas se encuentran, por ejemplo, la digitalizaci贸n de los documentos existentes en papel o la transformaci贸n de los archivos digitales a formatos compatibles. Estas mejoras pueden completarse, todav铆a, con una adecuada ordenaci贸n de la informaci贸n.

驴Qu茅 coste asume la administraci贸n?

Hacer que la informaci贸n sea reutilizable no tiene por qu茅 suponer un coste adicional para las administraciones y organismos del sector p煤blico, m谩s all谩 de la puesta a disposici贸n de la informaci贸n que custodian. De hecho, cuando suponga un esfuerzo desproporcionado, estos no est谩n obligados a crear documentos, adaptarlos, mantenerlos o facilitar extractos de los mismos para satisfacer una solicitud.

驴Qu茅 significa ordenar la informaci贸n?

驴Qu茅 es catalogar y categorizar la informaci贸n?

Catalogar significa hacer una descripci贸n bibliogr谩fica de los distintos documentos de que se trate con el fin de facilitar su identificaci贸n, localizaci贸n聽 y, en su caso, reutilizaci贸n. Esta tarea se realiza a trav茅s de la aplicaci贸n de ciertos atributos (como autor, t铆tulo o fecha de creaci贸n, etc.) y de determinadas reglas de catalogaci贸n (como las que propone de referencia el Ministerio de Cultura).

Por su parte, la categorizaci贸n de la informaci贸n se efect煤a mediante la clasificaci贸n previa de la informaci贸n, de acuerdo con una serie de criterios variables seg煤n las necesidades de cada organizaci贸n, y su inclusi贸n en carpetas o directorios electr贸nicos.

Una vez clasificada, es preciso realizar la indexaci贸n de esta informaci贸n mediante un proceso de an谩lisis m谩s profundo del contenido y la elecci贸n de las palabras claves o t茅rminos m谩s precisos que faciliten su b煤squeda.

驴C贸mo se recomienda ofrecer la informaci贸n reutilizable?

Las administraciones y organismos p煤blicos pueden disponer de informaci贸n en diferentes formatos, desde papel hasta registros audiovisuales. Con el fin de aumentar las opciones de reutilizaci贸n, es necesario que estos recursos se ofrezcan en el formato o lengua en que se encuentren previamente y, siempre que sea posible, se pongan a disposici贸n de los usuarios por medios electr贸nicos y plataformas multicanal.

En este 煤ltimo caso no se trata de una obligaci贸n sino de una pr谩ctica recomendable, como lo es tambi茅n adoptar las medidas oportunas que faciliten el acceso a la informaci贸n de las personas con discapacidad, tal como prev茅 la Ley 51/2003, de 2 de diciembre, de Igualdad de oportunidades, no discriminaci贸n y accesibilidad universal de las personas con discapacidad.

驴C贸mo impulsar la reutilizaci贸n dentro de la Administraci贸n?聽

Impulsar la reutilizaci贸n de la informaci贸n del sector p煤blico es un proceso que requiere, en primer lugar, realizar un an谩lisis particularizado de la estructura y naturaleza de cada entidad; es decir: de su modelo organizativo. Ello implica identificar los elementos que intervienen en las tareas vinculadas a la reutilizaci贸n, las relaciones existentes entre ellos y las diferentes funciones y responsabilidades que desarrollan los miembros de este sistema.

Adem谩s, supone definir los procedimientos operativos asociados a la reutilizaci贸n y delimitar las relaciones que existen entre los demandantes de informaci贸n y los integrantes de la administraci贸n implicada.

En este sentido, es fundamental desarrollar un programa interno de formaci贸n y concienciaci贸n entre aquellos que tienen capacidad para favorecer que la informaci贸n est茅 a disposici贸n del p煤blico, por su actividad dentro de la agencia o departamento en cuesti贸n.

Dentro de este plan formativo, ser谩 necesario establecer unas directrices b谩sicas para adaptar los conceptos sobre reutilizaci贸n deseados a la metodolog铆a de trabajo actual de los miembros de la Administraci贸n.

Es recomendable, igualmente, proceder a la implantaci贸n y puesta en marcha de un modelo de gesti贸n que de soporte internamente a los mecanismos de reutilizaci贸n de la informaci贸n. Se cuidar谩, en todos los casos, de dar a conocer qu茅 nuevos procesos, integrantes o elementos se han introducido en el seno de la organizaci贸n.