Aplicación de la especificación UNE 0077:2023 a los datos abiertos

La principal motivación de este primer artículo -de una serie de tres- es explicar cómo usar la especificación UNE 0077 de gobierno del dato (véase Fig.1), para establecer mecanismos aprobados y validados que den soporte organizacional a los aspectos relacionados con la apertura y publicación de datos, para su posterior uso por la ciudadanía y otras organizaciones.

Para entender la necesidad y utilidad del gobierno del dato, debe tenerse en cuenta que, como premisa, toda organización debería partir de una estrategia organizacional. Para ilustrar mejor el artículo consideremos el ejemplo del ayuntamiento de una localidad imaginaria llamada Vistabella. Supongamos que la estrategia organizacional del Ayuntamiento de Vistabella es maximizar la transparencia y calidad de los servicios públicos, reutilizando la información del servicio público.

Fig. 1. Procesos contenidos en las especificaciones UNE 0077, UNE 0078 y UNE 0079

Para dar soporte a esta estrategia organizacional, el Ayuntamiento de Vistabella necesita una estrategia del dato, cuyo objetivo principal es potenciar la publicación de datos abiertos en los correspondientes portales de datos abiertos y fomentar su reutilización para ofrecer a sus vecinos datos de calidad de manera transparente y responsable. El alcalde del Ayuntamiento de Vistabella debe lanzar un programa de gobierno del dato que permita conseguir este objetivo principal. Para ello, encarga a un grupo de trabajo formado por técnicos especializados en datos abierto del Ayuntamiento que aborden dicho programa. A este grupo de técnicos se les dota de la autoridad necesaria, de un presupuesto y se les asigna una serie de responsabilidades.

A la hora de comenzar, estos técnicos deciden seguir la aproximación a procesos propuesta en UNE 0077, ya que les proporciona una guía adecuada para ejecutar las acciones necesarias de gobierno del dato, identificando cuáles deben ser los resultados de proceso de cada uno de los procesos, y cómo estos pueden materializarse en determinados artefactos o productos de trabajo.

En este artículo se explica cómo los técnicos han usado los procesos de la especificación UNE 0077 para conseguir su objetivo. De los cinco procesos que se detallan en la especificación, nos centraremos a modo de ejemplo sólo en tres de ellos: el que describe cómo establecer la estrategia del dato, el que describe cómo establecer políticas y buenas prácticas y el que describe cómo establecer estructuras organizativas.

Antes de comenzar es preciso recordar la estructura que tiene la descripción de los procesos en las diferentes especificaciones UNE 0077, UNE 0078, y UNE 0079. Todos los procesos están descritos mediante un propósito, un listado de los resultados esperados del proceso (es decir qué se espera conseguir cuando se ejecuta el proceso), una serie de tareas que se pueden seguir, y una serie de artefactos o productos de trabajo que son la manifestación de los resultados del proceso.

Proceso “Establecimiento de la estrategia del dato”

El grupo de técnicos del Ayuntamiento de Vistabella decidió seguir cada una de las tareas propuestas en la especificación UNE 0077 para este proceso. A continuación, se muestran algunos aspectos de la ejecución de dichas tareas:

T1. Evaluar capacidades, desempeño y madurez del Ayuntamiento para la publicación de datos abiertos. Para ello, el grupo de trabajo recopiló toda la información posible sobre las habilidades, competencias y experiencias en publicación de datos abiertos que ya tenía el Ayuntamiento de Vistabella; también recopiló información sobre las descargas que se han hecho hasta ahora de datos publicados, así como una descripción de los propios datos y los diferentes formatos en que se han publicado. También se analizó el entorno del Ayuntamiento para conocer la forma de trabajo con los datos abiertos. El producto de trabajo generado fue un Informe de evaluación de las capacidades, desempeño y madurez de datos de la organización.

T2. Elaborar y comunicar la estrategia del dato. Dada su importancia, para elaborar la estrategia del dato, el grupo de trabajo tomó como referencia el Plan de medidas de impulso de la apertura y reutilización de datos abiertos para moldear la estrategia del dato enunciada anteriormente sobre “potenciar la publicación de datos abiertos en los correspondientes portales de datos abiertos y fomentar su reutilización para ofrecer a sus vecinos datos de calidad de manera transparente y responsable”. Además, es importante tener en cuenta que los proyectos de apertura de datos serán planteados para terminar formando parte de los servicios estructurales del Ayuntamiento de Vistabella. Los productos de trabajo generados serán: la estrategia del Dato propiamente adaptada y un plan de comunicación concreto de dicha estrategia.

T3. Identificar qué datos deben ser gobernados de acuerdo con la estrategia del dato. El Ayuntamiento de Vistabella ha decidido que va a publicar más datos sobre los medios de transportes públicos urbanos y sobre la organización de eventos culturales del municipio, por tanto, estos son los datos que deben ser gobernados. Esto incluiría datos de distinta naturaleza: datos estadísticos, datos geoespaciales y algunos datos financieros. Para ello se propone utilizar nuevamente el Plan de medidas de impulso de la apertura y reutilización de datos abiertos. El producto del trabajo será un listado de los datos que deben ser gobernados, y en este caso también publicados en la plataforma. Más adelante, se les pedirá a los técnicos que lleguen a un acuerdo sobre el significado de los datos y que elijan los metadatos más representativos para describir las diferentes características de negocio, técnicas y/u operativas.

T4. Elaborar la cartera (portfolio) de programas y proyectos de datos. Para conseguir el objetivo específico de la estrategia del dato, se identifican una serie de proyectos concretos relacionados entre sí y se determina si son viables. El producto de trabajo generado mediante esta tarea será una cartera de proyectos que cubra estos objetivos:

1. Planificación, control y mejora de calidad de datos abiertos
2. Aseguramiento del cumplimiento de estándares de seguridad
3. Despliegue de mecanismos de control para la intermediación de datos
4. Gestión de la configuración de los datos publicados en el portal

T5. Monitorizar el grado de cumplimiento de la estrategia del dato. Para ello, el grupo de trabajo define una serie de indicadores clave de rendimiento que son medidos periódicamente para monitorizar aspectos claves relacionados con la calidad de los datos abiertos, con el cumplimiento de estándares de seguridad, con el uso de los mecanismos de intermediación de datos y con la gestión de cambios a los datos publicados en el portal. El producto de trabajo generado consta de informes periódicos sobre el seguimiento de la estrategia del dato.

Proceso de “Establecimiento de políticas, buenas prácticas y procedimientos del dato”

La estrategia del dato se instrumenta a través de una serie de políticas, buenas prácticas y procedimientos. Para determinar estás políticas o procedimientos, se puede seguir el proceso de Establecimiento de políticas, buenas prácticas y procedimientos del dato detallado en la UNE 0077. Para cada uno de los datos identificados en el proceso anterior, puede ser preciso definir una y otra vez políticas específicas por cada área de actuación descrita en la estrategia del dato establecida. Para tener una forma de actuación sistemática y consistente y para evitar errores, el grupo de trabajo del Ayuntamiento de Vistabella decide modelar y publicar un proceso propio de definición de estrategias basado en la definición genérica de dicho proceso contenido en Especificación UNE 0077, y particularizado de acuerdo con las características propias del Ayuntamiento de Vistabella. Este proceso podría ya ser seguido por el grupo de trabajo cuantas veces hiciera falta para definir y aprobar las políticas, buenas prácticas y procedimientos del dato.

En cualquier caso, resulta importante para la particularización de este proceso, la identificación y selección de los principios, estándares, aspectos éticos y legislación vigente relacionada en este caso con los datos abiertos. Para ello, se define un marco de trabajo formado por un marco regulatorio y un marco de estándares.

El marco regulatorio incluye:

• El marco legal relacionado con la reutilización de información del sector público.
• El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para asegurar que se cumplen los mínimos en cuanto a seguridad y privacidad de la información a la hora de publicar los datos abiertos en el portal.

El marco de estándares incluye entre otros:

• La guía práctica para la mejora de calidad de datos abiertos, que proporciona soporte para asegurar que los datos compartidos son de calidad.
• Las propias especificaciones UNE 0077,0078, y 0079 que contienen las buenas prácticas de gobierno, gestión y calidad de datos.

Este marco de trabajo junto con el proceso definido, será usado por el grupo de trabajo para elaborar las políticas del dato específicas que deberán ser comunicadas mediante la publicación correspondiente, teniendo en cuenta las herramientas jurídicas más apropiadas de las que disponen. Algunas de estas políticas,  se podrán publicar por ejemplo como resoluciones o bandos municipales, cumpliendo con la legislación vigente a nivel regional o nacional.

Proceso “Establecimiento de estructuras organizativas para el gobierno, gestión y uso del dato”

Aunque el Grupo de Trabajo establecido sea el que esté haciendo los esfuerzos iniciales para abordar la estrategia, es necesario crear una estructura organizativa que se encargue de coordinar los trabajos necesarios relacionados con el gobierno, gestión y gestión de la calidad de los datos abiertos. Para ello se seguirá el proceso correspondiente detallado en la UNE 0077. Al igual que en el primer apartado, se aborda la explicación con la estructura de las tareas a desarrollar:

T1. Definir una estructura organizativa para el gobierno, gestión y uso del dato. Es interesante visualizar el Ayuntamiento de Vistabella como un conjunto federado de concejalías y otros servicios municipales, que podría compartir una forma común de trabajar, aunque cada uno con la independencia necesaria para poder definir y publicar sus datos abiertos. Recordemos que inicialmente estos datos eran los correspondientes a transportes y eventos culturales. Esto implica la identificación de roles unipersonales y colectivos, de cadenas de responsabilidades y rendición de cuentas, así como la definición de una forma de comunicarse entre ellas. El principal producto del trabajo será una estructura organizativa para dar soporte a las distintas actividades. Estas estructuras organizativas tienen que ser compatibles con las estructuras de roles funcionales que ya existen en el Ayuntamiento. En este sentido, puede citarse y a modo de ejemplo, la unidad responsable de información, cuya figura viene recogida en la Ley 37/2007, como uno de los roles más importantes. La unidad responsable de información tiene fundamentalmente las siguientes cuatro funciones:

1. Coordinar las actividades de reutilización de la información con las políticas existentes en materia de publicaciones, información administrativa y administración electrónica.
2. Facilitar la información sobre los órganos competentes, dentro de su ámbito, para la recepción, tramitación y resolución de las solicitudes de reutilización que se transmiten.
3. Promover que la información sea provista en los formatos adecuados y esté actualizada en la medida de lo posible.
4. Coordinar y fomentar las actividades de promoción, concienciación y formación.

T2. Establecer las habilidades y conocimientos necesarios. Para cada una de las funciones mencionadas anteriormente de las unidades responsables de información, será necesario identificar qué habilidades y conocimiento son necesarios para poder gestionar y publicar los datos abiertos de los que son responsables. Es importante tener en cuenta que los conocimientos y habilidades deben ser tanto técnicos en el ámbito de la publicación de datos abiertos, como específicos del dominio de los datos que se están abriendo. Todos estos conocimientos y habilidades deberían estar convenientemente reconocidos y listados. Más adelante, se le podrá pedir a un grupo de trabajo que se encargue de diseñar planes de formación para garantizar que las personas implicadas en las unidades responsables de información cuentan con dichos conocimientos y habilidades.

T3. Monitorizar el desempeño de las estructuras organizativas. A fin de poder cuantificar el desempeño de las estructuras organizativas, será necesario definir y medir una serie de indicadores que permitan modelar diferentes aspectos del trabajo de las personas incluidas en las estructuras organizativas. Esto puede incluir aspectos tales como la eficiencia y eficacia de su trabajo o su capacidad de resolver problemas.

Llegamos al final de este primer artículo en el que se han descrito algunos aspectos sobre cómo utilizar tres de los cinco procesos de la especificación UNE 0077:2023 para perfilar cómo debería ser el gobierno de los datos abiertos usando para ello un ejemplo de un Ayuntamiento de una ciudad imaginaria llamada Vistabella que tiene interés en publicar datos abiertos de transportes urbanos y eventos culturales.

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Contenido elaborado por Dr. Ismael Caballero, Profesor titular en UCLM y Dr. Fernando Gualo PhD en Ciencia computacional y Chief Executive Officer and Data Quality and Data Governance Consultant 

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