La importancia de la gestión de los datos maestros

Los datos se han convertido en el presente y futuro, no sólo de las organizaciones privadas, sino también de las diferentes administraciones públicas. Es por ello que se pone de manifiesto el beneficio derivado de una compartición de los datos entre las diferentes administraciones. No obstante, no es extraño encontrar que cada una de ellas mantenga sus propios listados y, por tanto, que inevitablemente surjan inconsistencias. Para ello, surge la Gestión de Datos Maestros.

¿Qué son los datos maestros?

Los Datos Maestros son aquellos datos que proporcionan un contexto a los datos transaccionales, dotándoles de una descripción funcional y convirtiéndolos así en conocimiento. Por ejemplo, si hablamos de 37 millones, tenemos un dato transaccional que por sí solo no nos aporta nada. Sin embargo, si decimos que es el número de personas vacunadas y, además, lo aterrizamos al contexto de España, podemos saber que casi el 80% de la población española está vacunada, y de esta manera, convertimos un dato en bruto en conocimiento.

Su principal objetivo es gestionar la compartición de datos reduciendo los riesgos asociados a la redundancia de datos y asegurando así la calidad de los mismos.

¿Cómo afecta al sector público?

Cuando hablamos de datos asociados a organismos públicos, especialmente aquellos puestos a disposición de ciudadanos y otras administraciones a través de portales de datos abiertos, se hace más evidente la necesidad de una estandarización, es decir, la creación de una visión única y fiable de los datos sobre ciudadanos, programas, departamentos, proveedores, empleados…

En ese contexto, una de las misiones que se quiere abordar dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia anunciado por el Gobierno de España para la recuperación económica tras la pandemia, es la dinamización de la compartición de datos a lo largo de los sectores productivos de la economía y la sociedad, convirtiendo al dato en un pilar estratégico para la economía. Con ese objetivo, se ha creado la Oficina del Dato, ubicada en la Secretaría de Estado de Digitalización e IA, dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Para la consecución de este objetivo, los portales abiertos para la reutilización de la información pública, como pueda ser datos.gob.es, jugarán un papel fundamental. Pero antes, debemos asegurar que los datos maestros puestos a disposición tienen la calidad necesaria.

¿Por qué es necesario gestionar los datos maestros?

Con el avance de la era digital, los datos han ocupado un lugar fundamental en la sociedad, cuya presencia es exponencial en el tiempo. Hoy en día, se cuenta con innumerables instrumentos que permiten una correcta gestión de ellos. Sin embargo, esa transformación está siendo progresiva en el tiempo. Años atrás, las administraciones públicas comenzaron a recopilar los datos que utilizaban en sistemas específicos en base a las necesidades de cada una de ellas. Con el paso del tiempo, esto ha provocado que los datos que se manejan en la actualidad procedan de diversas fuentes origen y, en ocasiones, esta información sea aparentemente similar. Es decir, podemos encontrar distintas fuentes origen con la misma información sobre ciudadanos, servicios… que al comparar entre sí ofrecen ambigüedades y problemas de consistencia de los datos. Además, es un problema que no se da necesariamente al comparar diferentes administraciones, sino que, dentro de una misma administración, también suceden por diferentes razones, como puedan ser migraciones de datos entre sistemas realizadas sin control, procedencias diversas de datos (encuestas, alta manual, registro en un portal…), etc.

En definitiva, se pierde la confianza en lo que los datos nos dicen y consecuencia directa de ello es la pérdida de valor de nuestra información.

Además, este tipo de casuísticas puede llegar a generar riesgos de magnitudes inabarcables. Es una gran oportunidad para llevar a cabo acciones de fraude, puede provocar derroches innecesarios y, por tanto, un aumento de costes, filtraciones de datos, pérdidas reputacionales, dificultades para cumplir con normativas como pueda ser el Reglamento General de Protección de Datos, etc.

¿Cómo aplicar una herramienta de gestión de datos maestros?

Para lograr el objetivo final de compartir datos, previamente debemos disponer de la visión única y fiable de los datos, especialmente aquellos más críticos o prioritarios, que garantice, no solo la integridad y consistencia de los mismos, sino también la calidad y exactitud, al poder crear reglas de negocio en un único punto de la verdad.

Este proceso, frecuentemente puede realizarse a través de las siguientes etapas:

• Gestión de modelo de datos, mediante documentación que permita ubicar los diferentes orígenes para un mismo dominio de información.
• Adquisición de datos desde las distintas fuentes para la centralización de todos los posibles valores.
• Validación, estandarización y enriquecimiento de datos para la limpieza del maestro en base a las reglas de calidad definidas.
• Resolución de entidades con el objetivo de determinar si dos referencias a objetos se refieren al mismo objeto o a dos objetos diferentes. Se trata de una etapa de toma de decisiones, generando el proceso de coincidencia y fusión de registros que permite la construcción del maestro.
• Custodia del maestro y mantenimiento, así como compartición con terceros.

En resumidas cuentas, partiendo de los diversos orígenes de la información, se establece un registro único o Golden Record sobre el que aplicar las reglas que permitan la compartición segura.

De esta manera, las administraciones públicas pueden poner a disposición de terceros información garantizando su calidad, así como aprovecharse de la de otros organismos públicos, reduciendo esfuerzos y teniendo acceso ágil al conocimiento.

Ejemplo: certificación de eficiencia energética

Esta gestión adquiere una mayor relevancia en registros públicos, especialmente en aquellos vinculados a la Administración General del Estado (AGE) gestionados por diversas administraciones como, por ejemplo, los registros de certificación de eficiencia energética.

Se trata de un documento que proporciona información objetiva sobre las características energéticas de los edificios, a partir de una evaluación sobre diversos parámetros, como energía consumida o emisiones de CO2 generadas.

Sin embargo, aunque las exigencias para la tramitación fueron emitidas en el año 2002 por el Parlamento Europeo, las encargadas de otorgar las etiquetas de eficiencia energética son las Comunidades Autónomas, y por esta razón, existen disparidades según el territorio por diversas cuestiones.

Es en este caso, generar un maestro que unifique todos estos datos a nivel nacional, sería de gran utilidad, tanto para el conjunto de ciudadanos, como para cada autonomía en particular. Por ello, incluso ya se ha puesto en marcha durante el 2021 un procedimiento para la certificación de la eficiencia energética de los edificios.

Asimismo, podrían normalizarse otros datos públicos de la sociedad, estableciendo un único punto de referencia que interconecte los datos de una misma entidad y fomente la compartición de datos a través de ese único punto.

Otros ámbitos de potencial aplicación podemos encontrarlo en las diferentes consejerías, como pueda ser turismo o salud, adoptando todos los beneficios de una gestión centralizada para, posteriormente, adaptarlo a la vista que más se ajuste a los requerimientos o necesidades de cada organismo.

De hecho, el Gobierno de España ya ha impulsado la creación de un hub nacional de GAIA-X para desplegar la economía del dato y apostar por el liderazgo de espacios de datos, especialmente en sectores estratégicos como precisamente son turismo y salud.

Conclusiones

La compartición de datos en el sector público es una tendencia al alza que, previsiblemente, ocupará un papel fundamental en los próximos años. Prueba de ello es el esfuerzo que se está realizando desde la Administración, a través de, entre otros, la creación de la Oficina del Dato y la puesta en marcha del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

Por ello, cada organismo debe gestionar sus datos maestros de tal forma que elimine ambigüedades en los mismos. De esta forma, podrá consolidarse una compartición de datos entre las distintas administraciones públicas que permitan acciones enfocadas a la mejora de los servicios al ciudadano, conociendo mejor las necesidades de la sociedad.

Contenido elaborado por Juan Mañes, experto en Data Governance.

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